Автор: Александр Клочков
ОПЫТ СОЗДАНИЯ СИСТЕМ для УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ.
Вступление.
При создании любой системы управления очень полезно генерировать почтовые сообщения непосредственно из раздела, с которым работает пользователь. Например, из раздела Заявки. При этом выбирать только нужных адресатов, связанных с данной заявкой. Например, выбирать только сотрудников Поставщика в данной заявке и сотрудников своей компании.
Также было бы полезно вложить в данное сообщение печатную форму, сформированную в FileMaker (далее FM).
В данной статье описывается как это может быть сделано в FM. Также приложен демо файл EMailCreation.fmp12, в котором можно посмотреть это вживую.
Сначала я опишу – как это работает. Затем дам некоторые пояснения по скрипту.
Открываем демо файл. Попадаем в навигационное меню.
Нажимаем кнопку ЗАЯВКИ и ЗАДАЧИ. Попадаем в раздел Заявки.
В данном разделе есть две закладки. Первая – в которой будет формироваться простенькая заявка. Но сначала необходимо произвести некоторые начальные настройки. А именно – сформировать путь к папке, в которая будет формироваться нужная печатная форма в формате PDF, и файл для вложения в почтовое сообщение будет уже автоматически браться из этой папки.
В данном случае полный путь расположения файла будет складываться из:
пути папки 1-го уровня & Папка 2-го уровня & Папки конкретной заявки (создается автоматически).
После настройки пути папки для файла переходим на закладку Подготовка Email.
Выбираем Свою Компанию, Поставщика. И заполняем предмет заявки и ее содержание.
Далее нажимаем кнопку В печатную форму и переходим в печатную форму.
Далее нажимаем Pop-over Перевести в PDF и отправить по e-mail.
Здесь формируем письмо и адресатов для письма.
Выбираем сотрудника Поставщика, которому пишем письмо. Ставим сотрудников Поставщика. Ставим Копии сотрудникам Компании.
В теме сообщения автоматически формируется текст «Заявка Номер заявки — **» .
Текст сообщения — заполняем руками.
Подпись вставляется автоматически. То есть ее, разумеется, можно ее запрограммировать.
Затем нажимаем кнопку Перевести в PDF и отправить по e-mail. Получаем готовое сообщение с вложенным файлом в PDF
Как это делается.
Основной скрипт, который это делает представлен ниже.
Данный скрипт привязан к кнопке Перевести в PDF и отправить по e-mail (см.рис 6)
На данной кнопке заложены параметры в виде
«PDFEmail_Current_Portrait»
Первое слово PDFEmail определяет что делаем с печатной формой (в данном случае сохраняем в PDF и отправляем по e-mail).
Втрое слово Current определяет из чего состоит запись: из текущей строки или из нескольких строк, из которых может состоять печатная форма.
Третье слово Portrait определяет формат печатной формы (портретная или альбомная).
В строках 4-12 параметры разбираются на составляющие и устанавливается формат печатной формы (Портретный).
Далее создается папка для хранения файла печатной формы (строки 14-33).
Далее создается полный путь файла (строки 35-38).
Важным моментом является необходимость наличия правого слэша (/) перед полным путем. Иначе файл создаваться не будет.
В данном примере этот путь будет таким.
/C:/Users/Alexander/Desktop/Documents/01_Заявки/2_Закупка_компьютеров/Заявка № 2.pdf
В строке 38 дан образец создания файла в Excel.
Затем было бы логично в Системе иметь место, где эти сообщения можно потом будет посмотреть.
Для этих целей вводим таблицу MESssages (сообщения). И создаем запись в данной таблице. Строки 39-57.
Далее приступаем к созданию файла в PDF (строка 62) и отправке его в почтовое сообщение (строка 63). Все переменные для этого созданы.
В данном примере мы рассматриваем только вариант, когда печатная форма состоит из одной записи и находится в таблице REQuisition. Случай PDFEmail_Current при выборе $Mode. См. стр.60 и далее.
Если печатная форма состоит из множества строк, которые соответственно находятся в другой таблице (например REQusutionLines), то скрипт должен быть модифицирован под данную ситуацию.
Внедрение данной функции очень сильно экономит время пользователя и делает процесс отправки электронных сообщений достаточно ненапряженным.
