Автор: Александр Клоочков

ОПЫТ СОЗДАНИЯ СИСТЕМ для УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ.

Вступление.

Исходя из многолетнего опыта работы в закупках и логистике, я пришел к выводу, что было бы очень полезно быстро создавать папки для хранения документов (фалов), относящихся к той или иной заявке (или заказу, или договору и т.д.).

Причем, разумеется, создавать их в полуавтоматическом режиме и в определенном месте.

Постепенно в своей работе я выработал иерархическую структуру таких папок.

Она показана на рис.1

Далее внутри папок 2-го уровня я создаю уже папки, относящиеся к конкретной записи.

Это делается нажатием кнопки. Второе нажатие будет открывать нужную папку.

Например.
Внутри папки 01-Заявки создаются папки:

Таким образом, найдя нужную запись в разделе Заявки (предполагается, что мы имеем базу данных, сделанной на СУБД Claris FileMaker , в которой есть раздел Заявки/ Назовем ее Системой), мы можем очень быстро открыть папку, относящуюся к данной записи и получить доступ к хранящимся там документам.

Создание данных папок и является темой данной статьи.

К данной статье прилагается демо файл. FolderCreation.fmp12. Он полностью открыт.

В данном файле смоделирована таблица Заявки (в файле это REQ –сокращение от REQuisions то есть заявки по-английски).
В файле один Layout.

Нажав кнопку Новая заявка, получаем новую запись в заявках.

Далее необходимо заполнить поле Предмет заявки кратко.
В поле Имя создаваемой папки вычисляется автоматически имя создаваемой папки. В данном случае применено имя, состоящее из номера заявки и Предмета заявки.

Назовём поле Предмет заявки кратко «Тест». Тогда имя папки будет 4_Тест. После этого нажимаем кнопку Создать папку Заявки.

В итоге создается нужная папка. Также Кнопка Создать папку Заявки меняет цвет (становится желтой) и название на Открыть папку Заявки.

Данная кнопка Создать папку Заявки / Открыть папку Заявки (выполняет скрипт 001.
Текст скрипта приведен ниже.

Самое главное — это создание параметра для команды Send Event:  в данном случае это переменная $CmdLine.Она состоит из двух частей:

• первая – выражение «cmd.exe /c mkdir «, которое выполняет команду Создать директорию (папку)
• вторая — переменная, в которой вычисляется – полный путь для папки 2-го уровня.

Значение для данных папок заложено в глобальных полях и в поле FolderName. См. строки 8,11 и 12. Важной составляющей является строка 4, где замещаются нежелательные для создания символы.

В зависимости от значения флага кнопки (поля FolderFlag) выбирается действие , выполняемое кнопкой. Это либо открытие папки (строка 20), либо создание папки (строка 30).

Блок строк 25-28 это проверка достаточной длины имени папки.
Строка 32 – на всякий случай , если экран сдвинется куда-нибудь вправо.

Показана сама идея. Её можно использовать при создании ваших систем.

Также данный подход создания папок я впоследствии использую для размещения в них файлов печатных форм в формате PDF, создаваемых в Системе. Эти же файлы я цепляю как вложение в сообщения электронной почты, которые также формируются в Системе.