Автор: Александр Клочков

Нужно ли специализированное ПО для департаментов Закупок и Логистики.

Я, наверное, не ошибусь, если скажу, что все специалисты, работающие в департаментах Закупках и Логистике (далее ДЗЛ), в той или иной степени используют (конечно же уважаемую программу) MS Excel. При этом Excel применяется в разной степени даже при наличии внедренных специализированных систем.

И это естественно по следующим простым причинам .

— Excel (по крайней мере, его основные функции) очень прост в применении, и нагляден в представлении информации другим участникам бизнес-процессов и руководству.
— Для создания рабочих таблиц в Excel никто не думает звать программиста, а делает все сам.

Да, Excel хорош до определенного момента. Но все хорошо, пока объем информации не начинает вырастать.

Огромный объем информации, с которой работают специалисты ДЗЛ это самый страшный момент в нашей повседневной деятельности. Как только объём вырастает до приличных размеров, достоинства  Excel начинает превращаться в недостатки.

Самый главный недостаток – плоскость экселевских таблиц. Здесь я имею в виду следующее. В работе ДЗЛ всегда присутствует некая иерархия уровней информации. Например: есть рамочные договоры; в каждом договоре есть спецификации; в каждой спецификация имеет конкретные строки. То есть уже мы получаем три уровня иерархии. Причем количества договоров, спецификаций и строк спецификаций может быть огромным — от тысяч и сотен тысяч. Здесь уже достаточно проблематично использовать Excel.  Можно кое-как связать договоры и спецификации к ним. Но двигаться дальше, и отобразить ещё и строки данных спецификаций будет уже очень тяжело. Можно вставлять строки и раздвигать таблицу все дальше и дальше вниз. Но затем работать с такой таблицей становится для пользователя крайне напряженно. А раз напряжённо – значит есть возможность человеческих ошибок.

А ведь ещё нужно как-то отображать оплаты по данным договорам и спецификациям, поставки , связанные с договорами и спецификациями. И вот здесь специалисту приходится плодить разные файлы, с большим количеством вкладок  и обмениваться данными файлами с коллегами.

Затем наступает время отчетности. Делается какой-то новый сводный файл. Данные в данный файл вносятся методом впечатывания или методом copy-paste. Как правило, информация нужна срочно. Не всегда есть уверенность что данные – свежие. И всегда есть неуверенность в достоверности данных.

Возможно, это не про вашу организацию. Но согласитесь картина знакомая.

Чего не хватает Excel, когда объем информации начинает увеличиваться? Попытаюсь сформулировать.

1. Плоскость – невозможно уйти в глубину по иерархии данных.
2. Вынужденное расширение рабочей области вправо и вниз. Постепенно это становится крайне неудобным, и ведет к рассеиванию внимания, и, соответственно, к возможным ошибкам.
3. При использовании чужих таблиц (да и своих, сделанных давно), чтобы понять их содержимое приходится смотреть почти в каждую ячейку, чтобы посмотреть какая там формула и есть ли она вообще.
4. Огромное разнообразие подходов к представлению информации от разных людей. Каждый раз приходится воспринимать что-то новое, и на это тратиться драгоценное время.
5. С той же легкостью, с которой можно создать формулу в ячейке, можно эту формулу и сломать.

Почему я так подробно рассуждаю о недостатках Excel? Потому, что именно эти недостатки могут быть устранены в следующем шаге развития программных инструментов для ДЗЛ. Речь идет о Системах Управления базами Данных (СУБД).

Использование СУБД.

СУБД это уже абсолютно следующий уровень развития ПО для департаментов ДЗЛ. И даже всего предприятия и даже группы предприятий.

СУБД это по сути те же таблицы, только связанные друг с другом. Связанные, не вдаваясь в программные детали, — значит, что разные таблицы как бы «видят» друг друга. И, что самое полезное — связанность позволяет быстро переходить от одной таблицы (точнее от записи в таблице) к связанным записям в другой таблице. Другими словами вы имеете много таблиц, и для того, чтобы найти нужную информацию, не нужно думать какую таблицу открывать, и где искать нужную информацию в её дебрях. Нужно просто нажать кнопку – и вы попадёте в нужное место нужно таблицы.

Эта простая идея ведет к поистине фантастическим возможностям в практическом применении. Возьмем тот же пример.

Допустим, мы заключаем рамочный договор с поставщиком, а потом, постепенно дополняем данный договор спецификациями. В СУБД это отображается так – одна таблица содержит договоры , другая таблица содержит спецификации. Эти таблицы связываются определенным образом, и мы имеем возможность из таблицы договоров создавать , а потом и «видеть» из таблицы договоров все спецификации. Аналогично строится и содержимое самих спецификаций – есть таблица спецификаций и связанная таблица строк спецификаций.

Такая взаимосвязь дает главное преимущество СУБД – это возможность хранения огромного объема информации, быстрота и точность управления данной информацией.

Другой аспект, который также крайне важен для нормальной работы — это работа в едином информационном пространстве. Очень важно не плодить дубликаты с одной и  той же информацией, а иметь одно место, в котором могли бы работать все заинтересованные лица. СУБД предоставляют и эту возможность.

СУБД бывают очень разными. Примером мощнейшей СУБД является, например, система бронирования и продажи ж\д билетов. Наверное, каждый испытал прелести данной системы на себе. И никому не придёт в голову использовать Excel в данном случае.

Сложные СУБД.

Рынок программных решений, предназначенных для закупок и логистики весьма широк. Несколько примеров СУБД на базе которых сделано большое количество решений на рынке программных решений, являются SAP, Oracle, 1C.

Упрощенно идея применения подобных решений заключается в следующем. Компания-разработчик разрабатывает некое мощнейшее универсальное решение, функциональность которого должна по задуманному подходить всем департаментам, работающим в схожем бизнес-направлении. Например, подходить для департаментов закупок. И нужна лишь настройка этого универсального решения, которой занимаются отдельные компании – дивелоперы. Для этого дивелоперы изучают бизнес-процессы компании – заказчика (или группы компаний). Затем совмещают возможности решения и потребности бизнес-процессов заказчика.

Внедрение подобных систем является достаточно дорогостоящим, длительным и психологически сложным мероприятием. Не всегда заказчик знает, что ему нужно. Не всегда он знает потенциальные возможности предлагаемых решений. Не всегда дивелопер может разобраться в бизнес-процессах заказчика. К этому ещё добавляется то обстоятельство, что современные решения достигли такого сложного уровня, что одному специалисту дивелопера может быть даже и не под силу охватить всё. Поэтому сейчас дивелоперы работают уже только командой. Минимум команды это консультант, который должен хорошо понимать в бизнес-процессах и непосредственно программист, который будет воплощать мысли консультанта непосредственно в программный код. От качества работы консультанта, от того как он сможет понять процессы заказчика, как хорошо он может объяснить заказчику достоинства внедряемой системы, зависит практически будет ли успешным проект или нет.

Самое неприятное  для конечных пользователей здесь (кроме затрат больших средств) является то обстоятельство, что в результате внедрения специалистам ДЗЛ почти наверняка придется подстраиваться под функциональность программного решения и отходить от привычного подхода в работе. Звучит это достаточно безобидно, но в реальной жизни для закупщиков и логистов это может стать очень серьёзной проблемой. Вплоть до неприятия новой системы. В итоге, затрачиваются огромные деньги, система формально сдается в эксплуатацию, но не находит поддержки у пользователей. А когда нет поддержки, находится любой пустяк, который пользователем можно быть раздут в непреодолимую проблему

Я не хочу никоим образом очернить внедрение сложных СУБД. Для крупных компаний от нескольких тысяч человек, это единственно правильный путь развития. Бизнес-процессы в них очень сложные уже даже потому, что там работает много сотрудников. Поэтому там и должны внедряться сложные решения. По-простому не получится. И ПО для закупок и логистики должны в данном случае стать частью общей системы управления предприятия. Или системы ERP (Enterprise Resource Planning) как часто называют подобные системы.

Я просто хочу обратить внимание тех компаний, которые собрались продвинуться до уровня сложных СУБД, что процесс внедрения является архисложным. И без напряжения со стороны заказчика результата может и не получаться. Здесь нельзя подходить с философией: мы же платим деньги, значит должны получить готовое решение. И вот почему.

Лучше чем сами специалисты компании не понимает в бизнес-процессах не понимает никто. Они работают с этими бизнес-процессами каждый день, годами. И, согласитесь, что консультанту крайне сложно вникнуть в данный процесс за месяц, который обычно берется на предварительное изучение.

СУБД FileMaker Pro.

Существуют СУБД, которые хороши тем, что они, в отличие от вышеупомянутых сложных СУБД, являются гораздо более гибкими и не так дороги во внедрении и обслуживании. И, поэтому,  вполне приемлемы для внедрения в относительно небольших компаниях. Скажем, до ста пользователей.

Одна из таких СУБД это FileMaker Pro (далее FM). Разработчик  — компания “FileMaker Inc.” (дочерняя компания корпорации Apple).

Основные достоинства СУБД FileMaker.

1. Простота . Чуть более сложно, чем Excel. Для программирования в этой среде не нужно быть профессиональным программистом. Именно это позволяет создавать своё ПО под нужды своего бизнеса, а не подстраиваться под какие-то «универсальные» решения. И, затем, САМОСТОЯТЕЛЬНО модернизировать данное ПО в неограниченных пределах, добавляя новый функционал.
2. Возможность создать единое информационное пространство для всех участников процесса. Например, для отдела закупок продаж логистики. По системе сервер-клиент.
3. Возможность работать с одними и теми же файлами на PC и Mac, а также на iPod, iPhone И iPad.
4. Возможность работы с рабочими файлами через Internet браузер.
5. Теперь несколько преимуществ по сравнению с Excel.
   • Если в Excel для того чтобы создать документ (например инвойс) необходимо создать его заново, то в FM вы как бы имеете один шаблон документа (инвойса), и в него можно подставлять только данные.
   • Один файл FM может содержать сотни связанных между собой таблиц.
   • Интерфейс разработанной системы может быть умещен на одном экране. Для этого применяются закладки, поповеры (popover – это когда пользователь нажимает кнопку и из неё вываливается окно с дополнительной информацией), порталы (как бы окна в другую связанную таблицу).
   • Формулы, которые созданы в FM как бы находятся в специальном режиме использования программы. Они применяются к полю один раз сразу ко всем записям. Плюс она как-бы защищена от изменения. В Excel нужно вводить одну и ту же формулу для каждой строки (записи). И данную формулу можно легко изменить и этого не видно пока не войдёшь в ячейку.
   • Название полей можно делать обычными словами. Например «Сумма без НДС». Это позволяет гораздо проще управлять содержанием формул и формировать интерфейс системы.
   • Также FM обладает огромным количеством приёмов, позволяющих безошибочно вводить информацию. Это вставка данных через выпадающие списки (пяти видов). Возможность вводить значения полей по заранее прописанному значению или вычисляемой формуле. Возможность автоматически вставлять значения из связанных таблиц (например, автоматически вставлять реквизиты продавца из таблицы данных по контрагентам в новую запись таблицы договоров).
   • Размеры поля практически не ограничены. Это, в частности, дает возможность создавать письма и даже договоры прямо в системе.
   • Большое количество графических инструментов, позволяющих создавать красивый и интуитивно понятный интерфейс. Включая скругленные поля.
   • Поля в FM не привязываются к какому-то определённому месту на экране, и могут располагаться в любом месте макета.
   • Наличие поля контейнер, в котором можно расположить файлы ( в том числе звуковые и видео) или просто изображения.
   • Возможность создания отчетов любой сложности.
   • Наличие так называемых repetition полей. Это когда внутри одного поля возможны репетиции. То есть ещё поля с тем же названием, в которых можно размещать дополнительную информацию.
   • Возможность организации приемов работы для iPhone, iPad и iPod. Например «пролистывания смахиванием». Или можно что-нибудь сфотографировать сразу в нужное поле.
   • FM имеет мощнейший набор функций и шагов скриптования, позволяющие создавать скрипты , выполняющие фантастические действия. И это под силу даже пользователю не являющемуся профессиональным программистом.
   • FM имеет возможность применять скрипты не только по нажатию кнопок, но и при определенных действиях с полями и экранными формами. Например, вы входите в поле и при этом делается какая-нибудь проверка и выдается предупреждение, что ввод невозможен , так как где то в д другом поле не введена информация.

В заключении ещё несколько дифирамбов программе FileMaker.

• Переход работы департаментов закупок (логистики , продажи и т.д.) от Excel на систему на базе СУБД FileMaker принесет Вам чувство уверенности, что всё находится под четким контролем. Это вносит в работу спокойствие и экономит большое количество времени, которое зачастую тратится на нервные поиски срочно необходимой информации. Любые отчеты можно заранее предусмотреть и затем формировать их за 5 минут.
• Система имеет только один источник данных. Поэтому данные всегда будут актуальными.
• Значительно уменьшается количество ошибок из-за так называемого человеческого фактора.
• Ввод данных станет приятным занятием. Как правило это выбор из списка и автоматическая вставка из связанных таблиц.
• Система позволяет в считанные секунды находить нужную информацию.
• В системе есть встроенный браузер, конвертор PDF, построитель графиков в виде столбцов и пирогов.
• Функциональность системы практически ограничена только Вашим уровнем креативности. Систему можно постоянно дополнять различными полезными примочками прямо во время работы на живой системе. И , судя по практике, именно во время работы с живыми данными на живой системе возникают самые хорошие идеи.

 

Где ещё посмотреть информацию:
Сайт производителя  filemaker.com 
Сайт отечественных любителей FileMaker Pro – fmpug.ru

Статью подготовил Александр Клочков – apklotchkov@plsystems.ru  (plsystems.ru)